Omvärldsdriven verksamhetsstyrning

Omvärldsdriven verksamhetsstyrning innebär att organisationens planering och beslutsfattande ständigt sker utifrån kunskap om pågående omvärldsförändringar. Kunskapen hämtas från en återkommande omvärlds- och framtidsanalys, väl integrerad i organisationens planeringscykel. Omvärldsdriven verksamhetsstyrning kan hjälpa din organisation att ta beslut som är långsiktigt hållbara, att ha bättre resurshushållning och att låta pengar och personal arbeta mer ändamålsenligt.

Snart sagt alla organisationer har en ambition om att omvärldsanalysera för bättre strategiskt beslutsfattande. Att detta är viktigt bekräftas av forskning från Handelshögskolan i Århus: Bolag som arbetar systematiskt med framtidsspaning (foresight) har både bättre lönsamhet (+33%) och snabbare tillväxt (+200%) än genomsnittliga bolag. Forskningsstudiens data är hämtad från näringslivet, men det finns god anledning att tro att offentlig och idéburen sektor har liknande nytta av att låta systematisk omvärldsanalys påverka verksamhetsstyrningen.

Att låta förståelse för dagens och morgondagens omvärld systematiskt påverka planer och beslut är nyttigt för alla organisationer, men hur når man dit? Vi har listat fem framgångsfaktorer här. 

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa just din organisation? Fyll i formuläret här nedan så kontaktar vi dig.

5 framgångsfaktorer för omvärldsdriven verksamhetsstyrning

När vi hjälper organisationer att bygga en systematisk omvärldsanalys som ska förstärka planering och beslutsfattande utgår vi från följande framgångsfaktorer.

1. Maximal integration. Processen för omvärldsanalysen måste integreras i redan etablerade planeringscykler och arbetssätt. Om inte riskerar den att upplevas som ett komplicerande merarbete. Därför designas alltid processen för omvärldsanalys utifrån aktuell organisation, samt existerande processer och strukturer. Tre frågor besvaras för att bygga en för organisationen anpassad process: Vilka delar av organisationen ska inkluderas i framtagandet? Centrala processer och/eller aktiviteter där resultatet ska användas? Vilka ska arbeta med resultatet?

2. Trendspaning med avgränsning och relevans. Tillsammans med er tar vi fram en trendkarta med de mest relevanta omvärldsförändringarna för just er verksamhet. Vanligtvis blickar vi cirka 10 år framåt i tiden. Beroende på verksamhetens komplexitet så omfattar trendkartan åtta till femton trender. För många trender blir för tidskrävande att arbeta med medan för få kan göra att delar av organisationen upplever sitt område som ignorerat.

3. Konsekvensanalys i praktik och som metodik. Utifrån era trender så utforskar vi även vilken påverkan dessa har för er verksamhet. Det är hot att hantera och möjligheter att ta tillvara. Vi hjälper er med analysen och bygger er kapacitet att framöver processleda den själva.

4. En cyklisk process. Att implementera en omvärldsdriven verksamhetsstyrning innebär att ni återkommande arbetar med att analyser förändringar i omvärlden. Vilken cykel som passar bäst beror på er verksamhet, men vanligt är att göra en större omvärldsanalys vart 2-4 år. Varje år genomförs en översyn av omvärldsanalysens trendkarta som synkar med er ordinarie budget- och verksamhetsstyrningsprocess. I åren mellan de stora analyserna kan scenarioanalys användas för att öka beredskapen för viktiga men mer svårförutsägbara omvärldsförändringar.

5. God intern förankring och kapacitet. En omvärldsdriven verksamhetsstyrning behöver ha ledningens fulla stöd. Den kan aldrig drivas av konsulter utan behöver vara en integrerad del av er organisation. Därför är Kairos Futures målsättning att er organisation ska kunna bli exakt så självgående i denna process som ni önskar. Vi arbetar helst nära nyckelpersoner hos er och utbildar dessa i de olika processerna och arbetsmomenten. För att kunna bli helt självgående kan dock krävas att ett par medarbetare genomgår våra längre utbildningar på Kairos Future Academy.

Nyfiken på andras erfarenheter av omvärldsdriven verksamhetsstyrning? Här kan du lyssna på ett poddavsnitt med kommunerna Malmö och Mörbylånga som valt att investera i ett bättre beslutsfattande.

En resa till mer än bara bättre beslutsfattande

Omvärldsdriven verksamhetsstyrning tar tid att implementera. Från start till mål bör man räkna med 8-12 månader. Men, resan bjuder på mer än bara ett förbättrat beslutsfattande. Våra kunder vittnar om hur olika delar av organisationen får en ökad förståelse för helheten, framförallt i de workshops där trender formuleras.

Från kommuner beskrivs hur organisationen lyfts när man träffas mellan förvaltningar med fokus på omvärlden, nya perspektiv bidrar även till ökad förståelse för varandra. Med omvärlden som utgångspunkt förstärks den gemensamma styrningen och långsiktigheten för hela organisationen.

Från politiken beskrivs att man får en större gemensam grundplatta i form av att man är mer överens om världsbilden där debatten kan börja. Med en ökad samsyn kring vad som sker kan mer tid läggas på beslutsfattande, något som i sin tur leder till en snabbare demokrati. Sånt gillar väljare.

För företag på snabba marknader medför omvärldsanalysen en kreativ injektion och kan användas i det vi kallar för framtidsdriven innovation. Med bättre förståelse för var kunder, teknologin och samhällets institutioner är på väg utvecklas tjänster och erbjudanden med större chans att matcha faktisk efterfrågan.

Vill du diskutera med oss hur vi kan hjälpa just din organisation? Fyll i formuläret här nedan så kontaktar vi dig.