What’s NXT: Att tänka långsiktigt i osäkra tider
I ljuset av det senaste årets händelser är det relevant att ställa sig frågan om det är någon idé att planera långsiktigt? Många blev tagna på sängen av Corona-virusets härjningar och storskaliga påverkan på samhället. I februari 2020 menade Folkhälsomyndigheten att det nog inte blir så farligt med det där i Sverige och hade en föreställning om att allt skulle gå bra.
Ett drygt år senare ser det annorlunda ut. Inte bara Sverige, utan de flesta länder har försökt hantera Corona-pandemin mer eller mindre panikartat. I februari 2021 stängdes gränserna mellan de nordiska länderna för första gången sedan andra världskriget och i april kämpar Indien med ett massutbrott av Covid-19, när man bara några månader tidigare trodde att man klarat sig.
Många talar om den svarta svanen, att Corona-pandemin var något som inte gick att förutse. Medan andra menar att det har diskuterats pandemi i flera år, där forskare och några politiker har varnat för följderna. De menar att pandemin var förutsägbar, i alla fall till sin art, om än ej till tidpunkten eller exakt förlopp.
Men hur ska man då förstå och förbereda sig på förändringar när man planerar långsiktigt?
Kan både näringslivet och det offentliga tänka långsiktigt?
Kommunerna är skyldiga att planera långsiktigt, inte minst när det gäller planering av nya bostadsområden, vägar, naturreservat, med mera. Det går naturligtvis utmärkt att fastslå att på 20 års sikt, så ska vår kommun utvecklas på ett specifikt sätt, med si och så många bostäder, skolor, kommunikationer, med mera. Risken är att man planerar fel.
Inom ramen för statens Långtidsutredning på 1960-talet, tillfrågades Sveriges kommuner om sin utveckling fram till sekelskiftet. Alla kommuner svarade att de skulle växa och om allas prognoser hade stämt skulle Sverige ha haft en befolkning på över 20 miljoner människor år 2000. Så blev det nu inte. Men vad gick fel?
Jo, kommunerna planerade för en önskad utveckling, men tog inte hänsyn till de trender och osäkerheter i omvärlden, som kunde påverka varthän det skulle gå. De gjorde helt enkelt ingen scenarioplanering.
Många företag verkar tänka på liknande sätt, men kortsiktigt. ”Vi följer ju marknaden och förändringarna går för snabbt för att tänka långsiktigt, det är inte någon idé med det”.
Men vår egen forskning, baserad på hundratusentals intervjuer, med representanter från såväl näringsliv som akademisk forskning, visar att framsynthet och förmåga att förstå trender har stor inverkan för att skapa framgång. Till exempel har Rohrbeck & Kum* i sin forskning visat att multinationella företag som bedrev aktiv och långsiktig omvärlds- och framtidsanalys hade 33% högre vinst och 200% snabbare värdetillväxt jämfört med genomsnittet under en 7-årsperiod. Det är därför detta är så viktigt!
Framtidskonen
För att förstå framtiden måste man förstå och analysera samtiden. Framtidskonen, eller scenarioperspektivet, vägleder oss att tänka långt.
Framtidskonen
Den framtida utvecklingen beror på en mängd förändringar i omvärlden: Trender, vars utveckling vi känner oss säkra på, och osäkerheter, vars framtida utveckling är just osäker. Osäkerheterna kan handla om ifall det kommer att ske eller inte, när det kommer att ske eller vilken påverkan det kommer att ha på just vår frågeställning. Osäkerheterna kring Corona-pandemin handlade mest om tidpunkt och genomslag.
Eftersom framtiden är osäker – ingen vet vad som kommer att hända – måste vi integrera och förstå osäkerheterna i vår planering. Alternativa scenarier är beroende av att man verkligen tar till sig osäkerheterna, de man inte kan styra över men väl förbereda sig för.
Ensam är inte stark
Att utveckla en strategisk framtidsberedskap genom omvärldsanalys och scenarier är ingen uppgift för ensamvargar. I stället behöver man engagera flera olika delar av organisationen. Ju fler som är med på resan, desto bättre förankring och acceptans i organisationen. Men samtidigt kan alltför många inblandade hämma analys och skarpsinne. Lagom är bäst, så mixa breda workshops för många deltagare med små, vassa analysteam.
Nyttan, då?
Vad är då nytta med den här typen av arbete – är det inte bara en intellektuell övning?
Den främsta nyttan är att man förmår tänka bortom det välkända och man törs ifrågasätta sina invanda föreställningar om hur framtiden för en viss fråga eller problemområde kommer att bli. Om man tänker sig in i att en pandemi kan drabba oss, då vet man vad man ska göra när den väl kommer.
Scenarier är minnen från framtiden, som den världsberömde neurologen David Ingvar sa. Genom att vi genom scenarioplanering tänker oss in i en okänd framtid får vi minnen av den framtiden. Så när det sker saker, som påminner om ett visst scenario, kan vi återkalla minnena och därmed ha nytta av våra förberedelser.
Så javisst är det en intellektuell övning, men det är en övning med ett allvarligt syfte, som kan involvera många människor och bygger på fakta och research. Genom att många vet mer om framtiden, kan man fatta bättre beslut, utveckla robustare strategier och stå väl rustad när världen förändras.
Vad behöver man tänka på?
Det är några saker man behöver tänka på, för att lyckas med strategisk och långsiktig planering.
1. Se världen som den är!
Långsiktighet handlar om att våga se världen som den är och det som händer nu – inte det man vill ska hända. Skilj på önskningar och verklighet.
2. Våga vara osäker!
Ingen av oss vet vad som kommer att hända. Var ödmjuk inför framtiden och utnyttja era osäkerheter.
3. Tänk tre gånger så långt!
Utvecklingen handlar inte bara om den kommande affärscykeln eller nästa mandatperiod. Tänk längre än så.
4. Ensam är inte stark!
Engagera och ta hjälp av kloka medarbetare och förankra resultaten på alla nivåer.
5. Tänk i alternativ!
Utnyttja omvärldsanalysen och osäkerheterna för att formulera alternativa framtidsbilder – olika scenarier.
6. Tänk strategiskt!
Att förstå omvärlden är en sak. Att verkligen utnyttja insikterna om framtiden i den strategiska planeringen ger fördelar och försprång.
7. Följ utvecklingen!
En svala gör ingen sommar. Utveckla ett kontinuerligt system för strategisk omvärlds- och framtidsanalys.
Kairos Future kan scenarier och strategier
Allt sedan starten 1993 har Kairos Future arbetat med scenarier och scenarioplanering. Vi har utvecklat metoderna och vi har skrivit böcker i ämnet, särskilt boken Scenario planning av Mats Lindgren och Hans Bandhold.
Genom åren har vi hjälpt hundratals kunder, inom kommun, stat och näringsliv, i Sverige och internationellt, att skapa beredskap för framtiden genom scenarioplanering. Scenarier som ofta har legat till grund för de strategier som organisationen sedan utvecklat.
Förutom rena konsultinsatser bedriver vi även utbildningar inom omvärldsanalys, scenarioplanering och strategiutveckling. På Kairos FutureAcademy har vi ett brett utbud av utbildningar.
Vi kan och vill bidra till er långsiktiga framgång! Kontakta Johanna Danielsson om du vill veta mer.
*Rohrbeck, R. and M. E. Kum (2018). "Corporate foresight and its impact on firm performance: A longitudinal analysis." Technological Forecasting & Social Change(129): 105-116
By Ulf Boman