Vägen till framtidssäkrad styrning, strategi och innovation
Omvärlden är för företag och organisationer vad naturen är för vandraren: obevekliga premisser att som vi bara har att förhålla oss till. Rätt karta, rätt kläder och lagom tung packning ger den bästa färden, vilket i sin tur kräver förståelse för terräng och väder. Systematisk omvärldsanalys ger företag och andra motsvarande kunskap, vilket ökar chansen till framgångsrik verksamhetsstyrning. Men hur får man systematik på plats? De fem första stegen är kritiska.
Gillar du rörlig bild och vill hellre se en video där artikelförfattaren berättar om samma sak? Välkommen hit.
Omvärlds- och framtidskoll uppenbart nödvändigt
Efter en pandemi, krig i Ukraina och Mellanöstern, inflation och påtagliga klimatförändringar är det tydligt för allt fler organisationer att omvärldens förändring är värd en grundligare analys än en årlig Framtidsdag. Det är bra, för Sveriges välstånd beror på vår kollektiva förmåga att proaktivt hantera hot och möjligheter.
Att bedriva systematisk omvärldsanalys bör ses som lika fundamentalt som att arbeta med kompetensförsörjningsplaner, hållbarhetsstrategier eller varumärkesplattformar. Ja, kanske rent av mer fundamentalt. Genom omvärlds- och framtidsanalys får strategier och planer en mer solid grund att stå på. En reality check som utmanar interna sanningar och ökar sannolikheten för rätt vägval framåt.
Själva arbetet med att ta fram en omvärldsanalys behöver inkludera många olika perspektiv från verksamheten. I dessa samtal mellan kollegor ökar allas förståelse för hela verksamheten. Samtidigt utvecklas var och ens individuella världsbild av att jämföras med andras och behovet av att se sig om på ett systematiskt sätt blir mer uppenbart.
Systematik som berikar befintliga beslutsprocesser
Omvärldsrapporter i all ära, men de gör ringa nytta liggande på intranätet. Därför behövs processer som gör att insikterna verkligen når fram dit där organisationen behöver dem: i strategiska samtal, riskanalyser, verksamhetsplanering eller innovation av tjänster och produkter. Smart integration i organisationens befintliga årshjul samt målgruppsanpassad paketering gör att införandet av en omvärldsdriven verksamhetsstyrning orsakar minimal friktion i organisationen.
Sex steg till en omvärldsdriven verksamhetsstyrning
Alla organisationers behov av omvärlds- och framtidsanalys är inte lika stort. Kommuner och idéburna organisationer kan nöja sig med en stor analys var fjärde år, med mindre uppdateringar längs halva vägen. Företag inom fast moving consumer goods eller mjukvaruproduktion behöver en kortare cykel, med huvudsakligt fokus på innovation. Interna resurser och antal verksamhetsområden spelar också roll för hur systematiken ska se ut.
Kort sagt, det finns ingen one size fits all när det gäller systematik för omvärlds- och framtidsanalys. Det finns dock sex steg på vägen till en skräddarsydd lösning, här beskrivna i korthet.
Steg 1: Säkerställ förankring och resurser
Omvärldsdriven verksamhetsstyrning (OVS) syftar till att omvärldsanalys får en mer framträdande roll i organisationens beslutsfattande och planering. Kort sagt, en förändring av dagens arbetssätt. För att införandet av OVS ska lyckas är därför den högsta ledningens engagemang och stöd avgörande.
Ett införande av OVS sägas vara väl förankrat i ledningen när personerna i den
- kan förklara nyttan med förändringen
- förstår vägen dit samt den egna rollen under den resan
- har givit genomförande part ett mandat som matchar uppdragets omfattning.
Om organisationen väl beslutar sig för att lägga mer resurser på att förstå omvärlden följer frågan hur stora dessa resurser är? Vem äger arbetet? Finns det personer med särskild uppgift att sköta detta, eller ska det ske inom ramen för redan existerande uppdrag och roller? Ska framtagandet av själva omvärldsanalysen ske med eller utan externt stöd?
Svaren på de här frågorna påverkar hur organisationens systematiska arbete kan utformas.
Steg 2: Klargör var och när analysen ska användas
Omvärldsanalysen ska berika planering och beslutsfattande på medellång och lång sikt. Rent praktiskt betyder det att personer, vid särskilda tillfällen, ska använda omvärldsanalysens slutsatser i samband med planering av något slag. Ofta sker detta i en workshop där deltagarna exempelvis utvecklar idéer baserat på de konsekvenser som trenderna identifierat i omvärldsanalysen medför.
Omvärldsanalys bör inte bli ett eget spår. Dels för att det riskerar att betyda att analysen inte påverkar övrig planering, dels för att medarbetare sällan uppskattar att få ytterligare processer att hantera. Istället bör OVS integreras i redan befintliga planeringsprocesser.
Frågor som behöver besvaras:
- I vilka sammanhang kan analysens resultat bearbetas för att påverka organisationens vägval?
- Vilka typer av planer och/eller dokument är det rimligt att omvärldsanalysen påverkar?
- Var i organisationen skulle detta kunna ske, vilka skulle beröras av arbetet och vem har ansvar för resultatet?
De med uppdrag att bygga upp OVS behöver skaffa sig en god bild av verksamhetens etablerade processer. Årscykler, forum och styrande dokument med betydelse för planering är alltihop potentiella ytor och möten där omvärldsanalysen kan komma att användas.
Steg 3: Designa omvärldsanalysens slutprodukt
En omvärldsanalys är både en process och en slutprodukt. Kairos Futures TAIDA-process fungerar väl för att ta fram en omvärldsanalys även i mycket olika organisationer. Slutprodukten å andra sidan behöver anpassas för att bli tillgänglig och användbar för olika målgrupper, syften och etablerade processer. Exempel på produktformat:
- Rapport: utgångspunkten för övriga produkter, riktad till de mest involverade i omvärldsbevakning och -analys.
- Kortrapport: lämplig för att tillgängliggöra analysen för fler läsare, med mindre tid till förfogande.
- Infografik: trendrubriker samt insikter kritiska för hela eller utvalda delar av verksamheten kan beskrivas i en infografik, alltså en enda sammanfattande bild för internt bruk. Det är ett verkligt kraftfullt sätt att sprida företagets eller organisationens omvärldsbild till många, exempelvis genom en inramad version i mötesrum.
- Filmklipp: presentera exempelvis respektive trend i ett 90 sekunders videoklipp. Mer tillgängligt än text och ofta en bra första version för de minst motiverade målgrupperna.
Steg 4: Utveckla en passande systematik
Med kunskap om i vilka sammanhang omvärldsanalysen kan användas, av vem och på vilket sätt finns förutsättningar att utforma just den systematik som passar för den egna organisationen. Sannolikt har de föregående stegen lett fram till ett fåtal alternativ. Följande steg kan ta dessa alternativ vidare fram till den systematik som ska genomföras i praktiken. Självklart är detta bara en pilot som med stor sannolikhet kommer att behöva justeras efter första försöket.
Fig 1: Process med återkommande omvärldsanalys. Klicka på bilden för att se den i större format.
Steg 5: Genomför systematiken för första gången
Det har blivit dags att prova den systematik som ska leda fram till att omvärlden blir en av flera utgångspunkter för planering, innovation och strategiska beslut. Systematiken är utformad och förankrad uppåt i organisationen, nu ska berörda parter i organisationen ges möjlighet att lyckas med sina respektive moment.
Från start till landning tar framtagandet av en omvärldsanalys tre till fem månader. Det behövs tid för att bjuda in till större gemensamma möten som workshops med framförhållning, något som är extra viktigt för externa gäster. För övrigt styrs tempot mest av hur snabbt OVS-teamet och berörda medarbetare kan få loss tid.
Steg 6: Inhämta återkoppling, justera
Efter en första pilotomgång är det dags att inhämta återkoppling från målgrupper och medverkande. Vår erfarenhet visar att värdet av omvärldsanalys inte tycks uppenbart förrän efter att en tidigare oerfaren person har fått vara med i arbetet. Därför är det ofta klokt att se första omgången som ett experiment, inte nödvändigtvis genomfört i full skala. När chefer och medarbetare väl har fått upp ögonen för omvärlds- och framtidsanalys blir de också en mer kompetent målgrupp med större vilja att engagera sig.
Dessa översiktligt beskrivna steg tar er organisation mot en högre mognad i att låta omvärlden och framtiden finnas med i era beslut och utvecklingsprocesser. För dig som vill veta mer erbjuder vi både introduktionskurser i OVS och praktiskt stöd längs hela resan. Varmt välkommen att höra av dig till Fredrik Torberger för ett oförpliktigande samtal.
Har ni en systematik på plats men vill få den kvalitetssäkrad? Kontakta Fredrik Torberger om att genomföra en besiktning. Under ca 3 timmar genomlyses ert nuvarande system. Resultatet är en dokumentation över punkter som kan förbättras.
Arbetar du i en kommun? Här kan du lyssna på ett poddavsnitt med kommunerna Malmö och Mörbylånga som valt att investera i ett bättre beslutsfattande.